Si eres representante de una empresa que vende productos y/o servicios, seguro hay clientes que te solicitan una carta de cotización. Generalmente, este documento es utilizado entre compañías, pero también lo puedes entregar a un cliente particular que solicite una cotización.
Al final del articulo, encontrarás una modelo de la carta para descargar.
¿Qué es exactamente una carta para cotizar? ¿Qué debe contener y cómo redactarla? Sigue leyendo y descubre las respuestas a estas preguntas.
¿Qué es una carta de cotización?
Lo primero a aclarar es que la carta de cotización no es lo mismo que una solicitud de cotización. Esta última es redactada por el cliente cuando quiere que le especifiques los precios de los productos y/o servicios. Cuando respondes esta solicitud, debes redactar la carta en la que nos centramos.
La carta para cotizar es realizada para dar a conocer los precios de los bienes y/o servicios que ofreces a tus clientes. Este documento tiene una estructura sencilla, en ella colocas una lista o un cuadro en la que especificas los nombres de los productos y/o servicios y precios de los mismos.
Esta carta es dirigida para empresas que sean tus clientes o para particulares que hagan compras grandes. Si aplica a tu caso, especifica el costo de la mano de obra que se dedicará a hacer una instalación, configuración o cualquier otro proceso que vendas.
TIPOS DE CARTAS DE cotización
Existen diferentes tipos de cartas de cotización, estos se adaptan a las necesidades de las empresas que los redactan.
A continuación los definimos y, de esta forma, podrás escoger el tipo que se adapte más a lo que requieres:
- Carta de cotización de productos: es muy común en ella solo se incluyen los precios de productos que vende la empresa. Si se debe ser específico, además el nombre de cada producto y su precio, se indica su precio, color, tamaño, modelo y marca.
- Carta de cotización de servicios: es ideal para empresas que ofrecen servicios de limpieza, seguridad y otros. En ella se especifica cuál es el servicio que puede recibir el cliente y se incluye su precio. De ser necesario, se añade el tiempo que se disfrutará del servicio, es decir, la duración de este, y cualquier asunto importante.
- Carta de cotización mixta: muchas empresas venden productos y servicios, estas necesitan redactar cartas de cotización mixtas. Para que no se vean en la necesidad de hacer dos tipos de cartas, escriben una en la que puedan incluir bienes y servicios.
Todos los tipos de cartas de cotización que existen cuentan con la misma estructura y son redactadas al seguir los mismos pasos.
Partes de una carta para cotizar
Esta clase de carta debe ser clara para que el cliente pueda entender con facilidad a qué productos y/o servicios estás haciendo referencia. Para lograrlo, es imprescindible que se utilice una estructura clara, a continuación, te definimos cuál es la que se ha establecido para este documento:
- Lugar y fecha: estos datos corresponden a la ciudad y el día en el que se escribe la carta, solo ocupan una línea que se ubica en la esquina superior derecha de la hoja.
- Asunto: el asunto de este documento es “Carta de cotización”, esta línea puede estar bajo la fecha (alineada a la derecha) o en el lado izquierdo de la hoja.
- Destinatario: en esta breve sección se puede escribir la información de la empresa (nombre y dirección) o la de la persona que la representa y realizó la solicitud.
- Cuerpo: en las primeras líneas especificas que la carta de cotización es la respuesta a la solicitud realizada por el cliente en determinada fecha. Luego, enlistas los productos y/o servicios cuyos precios fueron solicitados. Esta información también puede ser colocada en un cuadro.
- Despedida y firma: el cierre de la carta está compuesto por una despedida, la firma del representante legal de la empresa que ofrece los bienes y/o servicios y sus datos personales y de contacto.
Paso a paso para escribir una carta de cotización
Teniendo en cuenta las partes que conforman la carta para hacer una cotización, a continuación, te detallamos los pasos a seguir para su redacción:
- Escribe la ciudad y la fecha en la que emites el documento de cotización.
- Especifica el asunto de la carta, recuerda que en él debes escribir “Carta de cotización”.
- Añade los datos del destinatario, en ellos se pueden incluir los de la empresa o los del representante de la misma.
- Luego, saluda breve y formalmente al lector y menciona que el motivo de la carta es dar respuesta a la solicitud realizada por el cliente.
- Especifica los productos y/o servicios de los precios, para esto, puedes utilizar una lista (numérica o viñetas) o un cuadro. Recomendamos los cuadros para las cartas de productos y de servicios. Para las mixtas, puedes usar una lista.
- Para finalizar el cuerpo de la carta, puedes agregar un cuadro en el que especifiques hasta cuándo estarán vigentes los precios que has especificado.
- Escribe una despedida breve, luego, firma la carta y añade tus datos personales (nombres, apellidos y cargo ocupado en la empresa) y los de contacto (número de teléfono y correo electrónico).
¡Redacta una carta para cotizar óptima!
Para culminar este artículo, dejamos un enlace al que puedes acceder para descargar un modelo de carta de cotización:
Descargar tu formato de carta de cotización en formato Word
Realiza las modificaciones correspondientes y utilízala con confianza.
Cuando accedas a ella, verás que en la primera página está el formato de una carta para servicios y una mixta, pues tiene una lista. En caso de que necesites redactar una carta para cotizar productos y quieras dar detalles sobre ellos, en la segunda hoja encuentras un cuadro apropiado, solo tendrás que remplazar la lista con él.
No dudes en seguir nuestros consejos y descargar el modelo editable de carta para cotizar.
