Aunque ambas partes tengan buenas intenciones, existe la posibilidad de que se cometan errores en una relación profesional. En estos casos, haces bien en escribir una carta de disculpa formal y enviarla al afectado por el error cometido, este puede ser un socio, otra empresa o un cliente.
Al final del articulo, encontrarás una modelo de la carta para descargar.
Debido a que es usada en el ámbito profesional, la carta debe ser escrita de manera formal. ¿Es realmente necesario dedicar tiempo a la redacción de esta carta? ¿Qué pasos debes seguir para redactarla? Continúa leyendo este artículo y descubre las respuestas.
¿Qué es exactamente una carta de disculpa formal?
La carta de disculpa formal es un documento que se utiliza para comunicar el arrepentimiento que se siente por algo que se hizo mal o una obligación que no se cumplió. Además, con esta carta reconoces y aceptas tu error, no solo consiste en escribir “Perdón”, sino demostrar que de verdad estás avergonzado por lo sucedido.
Esta carta es una manera de reconciliarse, mantener la relación laboral y evitar que la otra parte se forme una imagen negativa de ti o de tu empresa. Lo principal es que escribas una disculpa sincera, es así como lograrás causar una buena impresión y el destinatario estará dispuesto a perdonarte al percibir sinceridad al leer tu carta.
SITUACIONES EN LAS QUE PUEDEs ESCRIBIR UNA DE DISCULPA FORMAL
- Retraso al terminar un proyecto o entregar una tarea.
- Inasistencia a una reunión importante.
- Malentendido en la entrega de productos o desacuerdo sobre los precios.
- Aplicación de costos adicionales inesperados.
- Aparición de obstáculos que retrasan la entrega de proyectos.
- Estas no son todas las situaciones en las que puedes entregar una carta de disculpa formal. Si ocurre algo que consideres que requiere de una disculpa, escribe este documento
Importancia de una carta para disculparse formalmente
Si tu carta es sincera, el destinatario te disculpará y habrá más posibilidades de que la relación laboral sea reparada. Además, tu credibilidad será reconstruida, sobre todo si garantizas que el error u ofensa no será cometida nuevamente.
En caso de que sea posible, puedes escribir en la carta que está dispuesto a colaborar para solucionar cualquier consecuencia generada del error cometido. Esto es una manera de demostrar verdadero arrepentimiento y deseo por mantener una imagen profesional.
Las consecuencias de no disculparse aumentan la importancia que tiene escribir una carta como en la que nos centramos. A continuación, te decimos qué pasa cuando no te disculpas:
- Afectará seriamente la relación profesional o incluso la dañará por completo.
- Disminuirán las oportunidades de trabajar con nuevas empresas o particulares.
- La reputación de la empresa se verá afectada.
¿Cómo escribir una carta de disculpa formal?
Cuando el destinatario vea y lea tu carta debe darse cuenta de que dedicaste suficiente tiempo a redactarla. Para lograr que se perciba tu compromiso con la situación, sé lo más específico posible. Teniendo en cuenta esto, sigue estos pasos y escribe tu carta formal de disculpas:
- Lo primero es indicar en qué ciudad y qué día, mes y año redactaste la carta. Lo ideal es que la fecha de emisión no sea muy lejana a la fecha en la que cometiste el error.
- Segundo, escribe los datos del destinatario. Aunque es válido dirigir la carta a una empresa, lo mejor es que añadas los nombres de la persona encargada de leer la carta, incluso puedes dirigirla al jefe o gerente de la empresa. Si agregas el nombre de un particular, no olvides especificar qué cargo ocupa.
- Tercero, escribe un saludo formal en el que incluyas los apellidos de la persona que lee la carta. Si no tuviste la oportunidad de averiguar el nombre del profesional encargado de recibir la carta, escribe “A quien corresponda”.
- Cuarto, este paso es al que debes dedicar más tiempo, pues consiste en escribir el cuerpo de la carta. Lo primero que harás es expresar tu sincero arrepentimiento por lo que ocurrió y tus disculpas. Luego, aclaras, si es posible, las causas que te llevaron a cometer el error o que te impidieron cumplir con una obligación.
- Quinto, en un nuevo párrafo puedes ponerte a disposición del destinatario para solucionar la situación o corregir lo que sea posible.
- Sexto, despídete formalmente y reitera tus disculpas.
- Séptimo, firma la carta y escribe tus nombres, apellidos y, si aplica, nombre de la empresa y puesto que ocupas en ella.
Recomendaciones para escribir una carta de disculpa
Recuerda que esta carta es formal, así que todo lo que añadas en ella debe escogerse muy bien y demostrar profesionalidad. Uno de los errores que puedes cometer es tratar de justificarte o incluso culpar a otros, esto no causará una buena impresión en el destinatario.
Es probable que el destinatario esté molesto, así que no lo presiones para que te envíe una respuesta. Tampoco exijas que acepte tus disculpas, ten en cuenta que reconstruir una relación de confianza, incluyendo una profesional, toma tiempo, así que sé paciente.
Modelo de carta de disculpa para descargar
Para concluir este artículo, te dejaremos un enlace en el que podrás descargar una carta de disculpa que hemos redactado:
Descargar tu formato de carta de disculpa formal en formato Word
Realiza las modificaciones correspondientes y utilízala con confianza.
Cuando descargues este modelo, podrás agregar tus datos y los del destinatario, además, personalizarás el cuerpo de la carta. Haz los cambios que consideres que sean necesarios y, al terminarla, léela para asegurarte de que escogiste las palabras correctas y que demuestras disculparte sinceramente.
