Si eres una persona natural o jurídica que vende bienes o servicios, seguro que en varias ocasiones te verás en la necesidad de hacer cobros. Una manera formal de realizar este trámite es valiéndose de una carta de cuenta de cobro.
Al final del articulo, encontrarás una modelo de la carta para descargar.
¿Qué es exactamente este documento? ¿Qué debe incluir y cómo debes escribirlo? En el siguiente artículo nos encargaremos de aclarar estas dudas, así que te animamos a seguir leyendo.
¿Qué es una carta de cuenta de cobro?
La carta de cuenta de cobro es usada por una empresa o una persona que ha dado productos o servicios a crédito. Cuando necesita cobrar la factura porque está próxima a vencerse o ya venció, el particular o marca que vendió el bien o servicio puede redactar esta clase de carta.
La carta en la que nos enfocamos no es igual a una factura, pues en esta última se especifican cuáles fueron los productos y/o servicios que vende. Quienes los venden están en la obligación de emitir facturas y este proceso requiere de una resolución de la Dirección de Aduanas e Impuestos Nacionales (DIAN).
La carta de cuenta de cobro no tiene los mismos requisitos que nombramos antes para la emisión de facturas.
¿Cómo hacer una carta para la cuenta de cobro?
Sea que la fecha de pago haya vencido o aún no, la carta debe ser redactada con mucho esmero, pues, además de obtener el dinero por la venta de productos y/o servicios, tu objetivo es conservar la relación con el cliente. De esa forma, seguirá existiendo confianza entre tú y el cliente.
Para obtener buenos resultados al enviar la carta, sigue los pasos que describimos a continuación:
1. Crea el encabezado de forma eficiente
La primera información a incluir en el encabezado es la ciudad y la fecha en la que es escrita la carta. Luego, escribes los datos del remitente, estos se componen por tus nombres, apellidos o nombre de la empresa y dirección de la misma. Tanto la fecha como la información del remitente se ubican en la esquina superior derecha.
En las siguientes líneas, pero en el lado izquierdo de la hoja, se escriben los datos del destinatario. Si es un particular, agrega sus nombres y dirección y, en caso de ser una empresa, añade el nombre y dirección de la misma.
2. Saluda y escribe el cuerpo de la carta
El saludo de una carta es breve y fácil de escribir, normalmente, se emplea la frase “Estimado Sr.”. Si no conoces los apellidos de quien leerá la carta, escribe “Estimado cliente”.
Luego, comienza a escribir el cuerpo de tu carta de cobro, lo primero a indicar es el motivo de la carta. Cuando lo hagas, especifica los datos de la factura, como el número, la fecha en la que fue emitida y la cantidad total a pagar.
Si la fecha de pago no ha vencido, indica cuánto falta para que esto suceda y, en caso de que haya vencido, deja claro que el cliente está en mora. En el siguiente párrafo puedes mencionar las formas de pago disponibles.
3. Despídete y firma la carta
Una vez hecho el cobro, despídete del lector y agrega una frase de llamado a la acción, como “Esperando el pago correspondiente”. En las líneas finales del documento colocarás tu firma y escribirás los datos de la empresa o de quien envía la carta en nombre de esta.
¿Quieres descargar un modelo de carta de cobro?
Si quieres disminuir el tiempo que dedicas a escribir esta carta y optimizar la redacción, te animamos a entrar al siguiente enlace y descargar un modelo de carta de cobro:
Descargar tu formato de carta de cuenta de cobro en formato Word
Realiza las modificaciones correspondientes y utilízala con confianza.
Usa el modelo editable que te facilitamos, sigue nuestros consejos y redacta una carta adecuada.
