Las empresas pueden vender productos y/o servicios, muchas que dan estos últimos deciden ofrecerlos a través de una carta de presentación de servicio, también es utilizada por personas independientes que están ofreciendo sus servicios a otra persona o empresa. Esta puede ser utilizada por compañías con servicios contables, legales, inmobiliarios, de limpieza y más.
Si necesitas hacer una carta de presentación de servicio fácil y rápido, continúa leyendo, este artículo está dedicado a este documento. Además de explicarte qué es y que aspectos tener en cuenta, te daremos una guía completa para que la redactes adecuadamente.
Al final del articulo, encontrarás una modelo de la carta para descargar.
¿Qué es una carta de presentación de servicio?
La carta de presentación de servicio es un documento utilizado por empresas para, como su nombre lo dice, presentar lo que esta ofrece a sus clientes. De esa manera, aumentan el impacto que tiene en sus clientes potenciales y es más probable que estos se decidan por ellas.
La redacción de esta clase de carta debe ser clara y profesional, evitando los rodeos, en lugar de eso, se tiene que ser conciso. El cuerpo del documento es utilizado para exponer las ventajas de las que disfrutarán los clientes si se deciden por los servicios de la empresa que haga la redacción.
estos son algunos de los formatos de carta de presentación más utilizados
Características de una carta de presentación de servicios
Lo ideal es que este tipo de carta ocupe una hoja, en ella puede haber entre 4 y 5 párrafos (no hay problema si la carta tiene más de una hoja). Este espacio es suficiente para que presentes tus servicios con claridad y de una manera que contribuya a la facilidad de lectura.
Las partes de una carta de presentación de servicio son:
- El saludo.
- La exposición.
- La despedida.
- La firma.
Para que sea profesional y transmita una buena imagen de la empresa, es necesario que la carta tenga el logo de la misma. Esto también contribuye a que los clientes reconozcan con facilidad la compañía.
Lo mejor es que el diseño sea sobrio, es decir, que los colores sean atractivos, pero, a la vez, serio. Esto también aplica para el tipo de letra que utilices y el tamaño de la misma. Todos los detalles de la carta deben contribuir a su profesionalidad.
¿A quiénes se dirigen las cartas de presentación de servicios?
Para que tenga un buen efecto, la carta debe estar dirigida a los clientes potenciales de la empresa. Por eso, es necesario que se dedique suficiente tiempo a crear una lista de destinatarios que se interesen por los servicios que se están ofreciendo.
Actualmente, la carta se puede enviar por correo postal o a través de internet, uno de los medios que más se emplea para este proceso es el correo electrónico. Sin importar la forma en la que envíes las cartas para presentar tus servicios, es importante que te asegures de cumplir con las leyes de protección de datos.
¿Cómo hacer cartas de presentación de servicio?
Teniendo en cuenta la definición de la carta de presentación de servicio y las características de este documento, explicaremos cómo redactarlo. Lo primero que tienes que hacer es crear el membrete, en él incluyes lo siguiente:
- Logo de la empresa.
- Nombre de la empresa.
- Dirección.
Luego, escribes la fecha en la que emites el documento, antes de esta no olvides indicar el nombre de la ciudad en la que está tu empresa.
Una vez realizado el membrete, haz lo siguiente:
1. Identifica al cliente y salúdalo
Aunque el cuerpo o la exposición sea la misma en todas las cartas que envíes, la información del destinatario debe estar personalizada. Lo ideal es que coloques los nombres y apellidos del propietario de la empresa, el director o el gerente.
Los nombres y apellidos deben estar acompañados por un título, como “Licenciado”, “Señor” o el que corresponda. Luego, especificas el nombre de la empresa y la dirección de la misma, y añade un saludo, el más común es “Estimado cliente”.
2. Escribe la exposición de la carta
El primer párrafo del cuerpo del documento tiene el objetivo de retener la atención del lector y convencerlo de continuar leyendo. En lugar de mencionar el nombre y otra información similar de la empresa, ve al grano y comienza describiendo de forma atractiva los servicios que ofrece.
Mientras detallas los servicios, esfuérzate por dejar claro las ventajas de contratarlos. Puedes aprovechar estos párrafos para mencionar que ofreces una excelente calidad-precio, una atención sobresaliente, servicios innovadores o cualquier otro beneficio.
El último párrafo del cuerpo de la carta lo puedes usar para especificar de qué formas te pueden contactar y haciendo un llamado a la acción.
3. Despídete y firma el documento
La despedida solo ocupa una línea, pues la frase a usar es corta, como “Se despide cordialmente” u otra igual de breve y formal. Por último, el encargado de la empresa debe firmar la carta y escribir sus nombres, apellidos y cargo ocupado.
¡Descarga un modelo de carta de presentación de servicios!
Si quieres reducir el tiempo que dedicas a hacer esta carta, te animamos a descargar el siguiente modelo:
Descargar tu formato de Carta de presentación de servicios en formato Word
Realiza las modificaciones correspondientes y utilízala con confianza.
Recuerda que, además de añadir los datos de tu empresa y describir sus servicios, personaliza la carta. Por ejemplo, agrega los colores que identifican a tu marca y el logo de la misma. Esperamos que este documento tenga un excelente efecto en tus clientes potenciales.
